Konsep administrasi sering kali diasosiasikan dengan birokrasi, tumpukan dokumen, dan proses yang panjang. Namun, jauh sebelum citra tersebut mengakar kuat, para ahli telah memberikan definisi dan penafsiran yang lebih kaya dan strategis. Salah satu tokoh yang memberikan kontribusi signifikan dalam pemahaman administrasi di Indonesia adalah Prof. Dr. Sondang P. Siagian, MPA. Melalui karya-karyanya, beliau menawarkan pandangan yang lebih dinamis dan berorientasi pada pencapaian tujuan.
Menurut Sondang P. Siagian, administrasi bukanlah sekadar kegiatan surat-menyurat atau pencatatan, melainkan sebuah seni dan ilmu pengelolaan sumber daya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Beliau menekankan bahwa administrasi adalah seluruh proses yang melibatkan sekelompok orang yang bekerja sama dalam suatu wadah organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Inti dari definisi ini adalah kerjasama, organisasi, dan tujuan bersama.
Untuk memahami esensi administrasi dari sudut pandang Sondang P. Siagian, penting untuk menguraikan beberapa elemen kunci yang sering beliau soroti:
1. Tujuan Bersama: Segala aktivitas administrasi harus diarahkan pada pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Tanpa tujuan yang jelas, upaya pengelolaan akan menjadi sia-sia. Tujuan ini bisa bersifat jangka pendek maupun jangka panjang, dan harus mampu menginspirasi serta memotivasi setiap anggota organisasi.
2. Kerjasama Tim: Administrasi adalah kegiatan kolektif. Tidak ada individu tunggal yang dapat mengelola seluruh aspek. Oleh karena itu, kerjasama yang harmonis antaranggota tim menjadi pondasi penting. Setiap orang memiliki peran dan tanggung jawabnya masing-masing yang saling melengkapi.
3. Sumber Daya: Pengelolaan sumber daya mencakup segala sesuatu yang dimiliki atau dapat dimanfaatkan oleh organisasi untuk mencapai tujuannya. Sumber daya ini tidak hanya terbatas pada sumber daya fisik seperti uang, gedung, dan peralatan, tetapi juga sumber daya manusia (karyawan), informasi, waktu, dan bahkan citra organisasi.
4. Proses Pengelolaan: Sondang P. Siagian memandang administrasi sebagai serangkaian fungsi yang saling terkait dan berulang. Fungsi-fungsi ini umumnya meliputi perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (actuating/directing), dan pengendalian (controlling). Beliau kerap menyebutnya sebagai siklus manajemen atau fungsi-fungsi administrasi.
Dalam penjabaran lebih lanjut, beliau mengartikan fungsi-fungsi tersebut sebagai berikut:
Prof. Sondang P. Siagian tidak hanya melihat administrasi sebagai serangkaian prosedur, tetapi juga sebagai suatu seni. Seni dalam arti bahwa seorang administrator harus memiliki kemampuan untuk memadukan berbagai elemen, seperti memotivasi orang, mengantisipasi masalah, dan membuat keputusan yang tepat di tengah ketidakpastian. Di sisi lain, administrasi juga merupakan ilmu karena memiliki prinsip-prinsip, teori, dan teknik yang dapat dipelajari dan diterapkan secara sistematis.
Pandangan ini menjadikan administrasi lebih dari sekadar pekerjaan rutin. Ia menuntut kreativitas, keterampilan interpersonal, dan pemahaman mendalam tentang dinamika organisasi dan lingkungan eksternal. Seorang administrator yang baik menurut Siagian adalah mereka yang mampu menerapkan ilmu administrasi dengan sentuhan seni, sehingga mampu menciptakan organisasi yang produktif, inovatif, dan adaptif.
Definisi dan pandangan administrasi yang dikemukakan oleh Sondang P. Siagian tetap relevan hingga saat ini. Di era digital dan globalisasi yang serba cepat, efektivitas dan efisiensi pengelolaan organisasi menjadi kunci keberhasilan. Kemampuan untuk merencanakan dengan matang, mengorganisasi dengan tepat, mengarahkan dengan inspiratif, dan mengendalikan dengan bijak adalah kompetensi esensial bagi setiap pemimpin dan pengelola.
Lebih dari itu, penekanan pada kerjasama tim dan pencapaian tujuan bersama mengingatkan kita bahwa inti dari administrasi adalah manusia. Bagaimana mengelola potensi manusia secara optimal, bagaimana membangun sinergi, dan bagaimana memastikan bahwa setiap individu merasa berkontribusi terhadap tujuan organisasi, adalah pertanyaan-pertanyaan mendasar yang harus terus dijawab oleh para administrator modern, sejalan dengan warisan pemikiran Prof. Sondang P. Siagian.